ECM-Enterprise Content Management
ECM-Enterprise Content Management
เนื่องจากปัจจุบัน การดำเนินธุรกิจโดยทั่วไป มักจะต้องใช้เอกสารเพื่อเป็นแหล่งข้อมูลที่สนันสนุนการดำเนินธุรกิจ ซึ่งแน่นอน ย่อมส่งผลให้ในแต่ละองค์กร มีเอกสารกระดาษจำนวนมาก สิ่งที่ตามมาคือ มีการทำสำเนาเอกสาร และเมื่อมีการแก้ไขเอกสารต้นฉบับ ย่อมไม่ได้แก้ไขเอกสารที่ทำสำเนา ซึ่งเมื่อมีการอ้างอิงย่อมไม่สามารถตัดสินใจได้ว่า ฉบับไหนเป็นฉบับที่ถูกต้อง หรือเป็นต้นฉบับ อีกทั้งยังไม่สามารถควบคุมการเข้าถึงหรือการเรียกใช้ได้ตามสิทธิ์ที่ถูกต้อง ทำให้ข้อมูลบางอย่างที่เป็นความลับ ถูกเปิดเผย อีกทั้งยังมีต้นทุนด้านการบริหารจัดการ การจัดเก็บกระดาษ รวมถึงหากเกิดอุบัติเหตุเพลิงไหม้ขึ้น แน่นอนว่าเอกสารเหล่านั้นย่อมสูญหายไปด้วย ดังนั้น Enterprise Content Management สามารถเข้ามาช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ได้เป็นอย่างดี รวมถึงยังสามารถทำให้องค์กรดำเนินธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการข้อมูล เพื่อตอบสนองการดำเนินงานของธุรกิจและองค์กร ให้เกิดขบวนการทำงานแบบลำดับขั้น (Workflow) และยังสามารถพัฒนาการดำเนินงาน ให้เป็นระบบงานอย่างเป็นขั้นตอน Enterprise Content Management หรือ ECM ถือเป็นเครื่องมือ หรือระบบที่ช่วยในการบริหารจัดการ จัดทำ ควบคุม และ บริหารการจัดเก็บรักษาระยะยาว จัดเก็บในส่วนของ Content, Structure และ Unstructured เข้าไว้ในที่เดียวกัน เพื่อให้ง่ายต่อการบริหารจัดการ การใช้งาน การเข้าถึง ของผู้ที่ต้องการใช้งาน
ประโยชน์และการนำไปใช้ในเชิงธุรกิจ
- ต้นทุนในการจัดเก็บเอกสารลดลง
- ต้นทุนการดำเนินงานที่ลดลง
- ค่าใช้จ่ายในการค้นหาเอกสารเก่า e-Discovery ลดลง
- เพิ่มประสิทธิผลโดยการให้ข้อมูลที่ถูกต้อง
- ความสมดุลในชีวิตและการทำงานที่ดีขึ้น
- ความพึงพอใจของลูกค้าที่เพิ่มขึ้น
- การตัดสินใจได้เร็วขึ้น
- ความต่อเนื่องทางธุรกิจ
ECM นั้นแบ่งกระบวนการทำงานของระบบเป็นขั้นตอนดังต่อไปนี้
- การนำเอกสารเข้าสู่ระบบ Content Capture การจัดการ Content เป็นการนำ Content หรือ เอกสารที่อยู่ในลักษณะของกระดาษหรือไฟล์อิเล็กทรอนิกส์เข้าไปในระบบ หากเอกสารเป็นกระดาษ จะต้องทำการสแกนแล้วบันทึกเป็น เอกสารภาพ หรือ Image Content ในรูปแบบ PDF , TIFF หรือ Image file อื่น ๆ แล้วบันทึกเข้าสู่ระบบ นอกจากนั้นแล้ว กระบวนการนำเข้า ยังมีหน้าที่ในการช่วยจัดการ จัดชุดของเอกสารหรือ Content ให้เป็นไปตามโครงสร้างที่ถูกต้อง
- เป็นกระบวนการทำงานกับ Content ที่ผ่านการ Capture เข้าสู่ระบบ ECM เช่น การกำหนดข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเอกสาร ไม่ว่าจะเป็น การแสดงความเป็นเจ้าของ เวอร์ชั่นเอกสาร อายุขัยของเอกสาร เป็นต้น และปัจจุบันงานเอกสาร หรือ Content จะเกิดขึ้นในเกือบทุกกระบวนการทำงาน ECM จึงได้มีเทคโนโลยีการ จัดการ Content ออกมาเป็น 2 ประเภท ที่สนับสนุนให้เกิดประสิทธิภาพในกระบวนการทำงานธุรกิจขององค์กร คือ
- การจัดเก็บข้อมูลเอกสาร (Store) ในระบบ ECM มีการกำหนดเทคโนโลยีการจัดเก็บข้อมูลไว้ ประกอบด้วย 2 ส่วน ได้แก่
- ระบบฐานข้อมูลเอกสาร (Content Repository) การจัดเก็บ Content สามารถที่จะจัดเก็บ Content ลงในระบบจัดการฐานข้อมูลในรูปแบบของObject-Oriented Database หรือจะจัดเก็บ Indexing หรือ Metadata ลงใน Relational Database เพื่อให้สามารถสืบค้น Content ได้ ส่วนเนื้อหาของ Content เองนั้นจะถูกจัดเก็บลงบน Storage ในรูปแบบของ NAS หรือ SAN ได้
- การบริการคลังข้อมูลเอกสาร (Library Service) การบริการคลังข้อมูลเอกสาร เป็นลักษณะการบริการ ที่มีความคล้ายคลึงกับบริการของห้องสมุด ที่มีการบริการสืบค้นการจัดหมวดหมู่เอกสารเป็นต้น
- การจัดการข้อมูลเอกสาร (Preserve / Archive) ระบบ ECM กำหนดให้มีการจัดเก็บข้อมูลเอกสาร Content ในระยะยาวโดยใช้สื่อประเภทต่างๆ โดยมากจะจัดเก็บใน NAS หรือ SAN หรือ CAD ซึ่งการจัดเก็บเอกสารระยะยาวนั้นจะเป็นไปตามข้อกำหนดต่าง ๆ ที่ประกาศใช้กับประเภทของเอกสาร หรือ Content แต่ละประเภทที่ต่างกัน ซึ่งการจัดเก็บระยะยาวนั้น จะต้องสนันสนุนการเรียกคืน หรือ การเรียกกลับมาใช้งานได้โดยสะดวก และไม่จำเป็นต้องเรียกใช้งานผ่าน Application ต้นฉบับแต่อย่างใดและจะต้องสามารถเรียกคืนออกมาในรูปแบบที่เป็นมาตรฐานสากลด้วย
- การใช้งานเอกสาร (Deliver) เป็นการแปรรูปเอกสารให้มีความปลอดภัยแล้วสามารถนำเอกสารไปใช้งานในรูปแบบต่างๆ เช่น แปรรูปเอกสารให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ PDF แล้วทำการเข้ารหัส(Public Key Infrastructure: PKI) แล้วส่งให้บุคคลภายนอกองค์กร การเรียกใช้งานผ่านสื่อ หรือ อุปกรณ์ต่าง ๆ เพื่ออำนวยความสะดวกในการเข้าถึงเอกสารหรือ Content ได้อย่างสะดวกและถูกต้อง
How to use ECM
- Folder Structure
- Create Folder Plaintext
- Create document from template
- Folder Configuration
- Upload file(s) by Drag and Drop, Browse file(s)
- View Mode Setup
- File Configuration
- Tags setup for Search Engine
- Search by Tags, File Name, Creator
- Filter by Creator, Created, Modifier
- Search Manager Configuration
- Set Permission
- Set Rule
- Workflow Configuration
